Sur quels critères choisir votre prestataire d'événement d'entreprise

Une check-list pour la planification

Nous avons opté pour une liste de 7 points incontournables quel que soit le type d’événement.

1- Définir des objectifs : cela peut sembler évident et pourtant définir clairement les objectifs de votre événement en le notant noir sur blanc vous permet de dessiner la colonne vertébrale de votre organisation. Vos collaborateurs sont en panne de motivation, un team-building peut les aider. Vous avez un moment festif de la vie d’entreprise à partager, une soirée cocktail et animations peut être la meilleure option, ou alors un séminaire pour partager des expériences et de l’information. Chaque événement à sa raison d’être et son organisation est différente.

2 - Prévoir une date : Ne vous y prenez pas à la dernière minute, ce serait prendre le risque que les prestataires refusent vos demandes ou vous surfacturent devant l’urgence de la prestation. Par ailleurs, n’oubliez pas de communiquer bien en amont de l’événement et assurez-vous que la date que vous avez choisi convienne au plus grand nombre, pour cela, regardez l’agenda de l’entreprise, mais également l’agenda hors entreprise (évitez les télescopages avec des moments festifs comme la coupe du monde de football, les jeux olympiques…). Il serait dommage que votre événement ne rencontre pas le succès espéré faute de participants.

3 - Définir une durée : Il faut que vous donniez une date et heure de début et une date et heure de fin à votre événement afin de prévenir les débordements ou la lassitude chez vos collaborateurs. Pour calculer la durée idéale, prenez en compte le temps des différentes activités, les temps de pause et de repas, etc. l’exercice peut s’avérer complexe, mais il est indispensable.

4 - Organiser les activités : tout événement d’entreprise digne de ce nom doit comporter une ou plusieurs activités afin de stimuler l’enthousiasme et fédérer les collaborateurs. Attention cependant, les activités proposées doivent être en relation avec vos objectifs, Team Building (activités de groupe, challenge sportifs…), soirée de célébration (orchestre…), séminaire (invité expert…).

5 - Trouver l’endroit : Que vous optiez pour un lieu atypique ou classique, le lieu doit être en rapport avec le type d’événement que vous souhaitez organiser, les activités proposées et les objectifs que vous avez défini. Il faut en effet que ce lieu puisse répondre à vos besoins tout en séduisant vos collaborateurs.

6 - Penser à la sécurité : extincteurs, poste de premier secours, accessibilité des lieux, sont des éléments qu’il faut avoir en tête.

7 - Définir le budget : point névralgique, vous devez avoir connaissance de l’enveloppe budgétaire dont vous pouvez disposer dès le début du projet. Vous affinez au fur et à mesure pour arriver en fin de projet avec un budget ajusté, comportant une marge afin de pallier les imprévus. Cela suppose que vous ayez une connaissance empirique des prix des différentes prestations ou alors que vous ayez effectué des recherches pour avoir une idée du marché.

Comment choisir ses prestataires ?

Vous avez déterminé vos besoins, rédigé le cahier des charges de votre futur événement, défini le budget.

Maintenant il vous faut trouver et choisir les différents prestataires qui conditionnent en grande partie la réussite de votre événement. Voici quelques règles à suivre pour réussir votre sélection :

·        Commencer à chercher au sein de votre réseau, votre entourage professionnel. Le bouche à oreille fonctionne bien, les recommandations sont de bonnes garanties de qualité.

·        Faites appel à des prestataires avec lesquels vous avez déjà collaboré pour obtenir des contacts pertinents. Un fournisseur avec lequel vous travaillez régulièrement aura à cœur de bien vous conseiller.

·        Constituez-vous une base de données de contacts. Certes, c’est un travail qui porte ses fruits sur le long-terme, mais en ayant sous la main le nom de la société, le nom du contact, l’adresse du site internet, les recommandations, les détails de l’offre, les tarifs, la disponibilité, vos commentaires, vous gagnerez du temps. Veillez à la mettre à jour 1 à 2 fois par an.

·        Méfiez-vous des forfaits et demandez toujours des devis détaillés afin de pouvoir les challenger et/ou les intégrer plus précisément aux lignes comptables de votre budget.

·        Questionnez plusieurs prestataires et comparez les prestations selon le triangle magique, la qualité, les coûts et les délais et n’hésitez pas à les mettre en concurrence pour obtenir la meilleure prestation au meilleur coût.

Nous vous souhaitons un bel événement rempli d’émotions qui marqueront les esprits et feront la réussite du travail accompli.