Conseils - 07 avril 2021 - 4
Vous êtes en charge de l’organisation d’un événement d’entreprise (de type séminaire, conférence, teambuilding...) ou d’un événement privé...
Et vous voulez être rapide, efficace et ne rien oublier, tout en respectant votre budget ? Soyez serein, les outils de planification comme Doodle, Trello ou encore Canva, ont été spécialement conçus pour vous faire gagner du temps et faciliter la préparation de votre événement. Voici quelques-uns de nos outils préférés présentés suivant leurs spécificités.
A quoi ça sert ?
Avant toute chose, lorsque vous décidez d’organiser un événement, quel qu’il soit, il faut impérativement fixer une date. Mais ce n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît, surtout si un très grand nombre de participants sont conviés à participer à l’évènement.
Dans ce cas, nous vous conseillons de faire appel à un outil de planification comme Doodle, rapide et facile à utiliser.
Il vous permet notamment de sonder en quelques clics l’ensemble des membres qui vont participer à l’événement pour connaître leurs disponibilités. Ainsi, il est très simple de choisir une date qui convienne à tout le monde.
L’outil est également idéal pour synchroniser l’ensemble de vos événements avec les calendriers de chaque collaborateur. Vous avez ainsi une vision globale des événements sur un même document.
Formules et tarifs
Avant d’arrêter votre choix sur l’une ou l’autre des formules proposées, Doodle vous invite à faire l’essai de l’outil gratuitement durant 14 jours.
Il existe 4 formules allant de 3,50 € à 25 € par mois suivant le niveau de prestations que vous désirez. Vous pouvez également opter pour une formule « Entreprise » qui propose un environnement totalement personnalisé avec un accompagnement poussé.
A quoi ça sert ?
Entièrement gratuit et disponible en ligne, Trello vous aide à planifier, suivre et valider toutes sortes de tâches, notamment liées à l’organisation d’un événement. Pour cela, l’outil propose une interface très intuitive qui vous permet de créer un tableau spécifique à chaque projet.
Et à l’intérieur de chaque tableau, vous pouvez à loisir intégrer des visuels, des vidéos ou des supports Audio pour suivre l’évolution du projet au fil du temps.
Ainsi, en un coup d’œil, vous voyez toutes les tâches à réaliser en les classant par priorité et en désignant par exemple des personnes responsables de telle ou telle tâche spécifique.
Enfin, un système de notifications et de checklists vous permet de ne jamais perdre le fil et de suivre efficacement l’avancement du projet et/ou l’organisation de l’événement.
Voici un exemple de tableau que vous allez concevoir sur-mesure en y ajoutant toutes les informations vous permettant de suivre l’avancement de votre projet.
Formules et tarifs
L’outil Trello propose une version gratuite parfaitement adaptée à la gestion et à l’organisation d’événements privés ou professionnels.
Il existe par ailleurs deux formules payantes permettant d’accéder à des niveaux de prestations supérieures. Pour tout savoir sur les différentes formules et tarifs : https://trello.com/fr/pricing
A quoi ça sert ?
Ça y est, la date du mariage est fixée, vous avez finalisé le programme de la conférence prévue le mois prochain, ou vous êtes sur le point de finaliser l’organisation de l’anniversaire de votre meilleur ami ?
A présent, il est essentiel de savoir bien communiquer sur votre événement en créant toutes sortes de supports ayant la même identité visuelle (aussi bien des supports physiques comme un logo, des flyers, des catalogues, des invitations, des affiches… que des supports numériques comme des publications Facebook, Instagram, des vidéos...).
Vous organisez un mariage sur un thème bien précis (champêtre, vintage, musical…), il vous suffit de créer vos invitations, menus, étiquettes de placement de tables et tout autre support liés à votre événement avec une seule et même identité visuelle. Pour cela, l’outil Canva vous accompagne de A à Z, avec l’aide de professionnels du graphisme et de la PAO. Ainsi, vous n’avez besoin d’aucune compétence particulière pour réaliser des supports professionnels ou privés de grande qualité.
Formules et tarifs
Vous pouvez tout à fait utiliser Canva sans débourser un centime. Pour les événements standards ou les projets rapides, la formule gratuite suffit amplement.
Ensuite, comme pour la majorité des outils et applications internet, Canva propose des formules payantes (formule Pro à 8 € / mois / utilisateur et formule Entreprise à 27 € / mois / utilisateur) qui offre un contrôle plus soutenu, une personnalisation renforcée et de nombreuses fonctionnalités supplémentaires. Pour en savoir plus sur les différents niveaux de prestations proposées suivant les formules : https://www.canva.com/fr_fr/tarification/
