Comment bien choisir votre agence d’accueil pour vos événements ?

L’organisation d’un événement, suivant sa taille et sa nature, peut requérir la participation de nombreux prestataires dédiés à des métiers spécifiques : loueur de salle, traiteur, photographe, fleuriste, décorateur, wedding planner pour un mariage, loueur de matériel (mobilier, informatique, audiovisuel…), loueur d’hébergements, etc. Le succès de votre événement dépend en grande partie du personnel que vous embaucherez pour accueillir les convives. Voici quelques conseils pour bien choisir votre agence d’hôtesses / hôtes événementielle.

Règle N°1 : Assurez-vous que l’agence d’accueil répond aux qualités essentielles attendues

Pour les événements aussi bien privés que professionnels, l’agence devra être en mesure de s’adapter à chaque client en lui proposant un personnel souriant, à la présentation impeccable, doté d’une élocution parfaite, compétent et disponible. Ce sont les qualités indispensables à toute bonne agence d’accueil événementielle.

Règle N°2 : Recruter du personnel d’accueil qui reflète votre image

Vous êtes une entreprise, un organisme public ou un particulier et souhaitez organiser un événements privé ou professionnel ? Dans tous les cas, le personnel en charge d’accueil vos invités doit représenter votre image.

Si vous êtes un particulier et que vous organisez un mariage par exemple, vous recruterez des hôtes et hôtesses d’accueil en fonction de l’image que vous souhaitez véhiculer durant l’événement.

Pour une entreprise qui organise un colloque, un séminaire, une exposition ou tout autre événement professionnel, il convient de choisir une agence d’hôtesses qui correspond au standing que vous recherchez et qui reflète parfaitement l’image de votre marque.

Pour bien choisir votre agence d’accueil, celle-ci doit étudier au préalable la présentation de votre entreprise ainsi que ses valeurs et sa culture. L’agence pourra ainsi recruter le personnel adéquat et le former aux exigences imposées par le client. Cela va de la tenue vestimentaire aux qualités commerciales pour être capables de répondre aux questions des visiteurs (lors d’un salon professionnel par exemple).

Règle N°3 : Choisir un agence qui sait s’adapter à tout type d’événement

Avec du personnel qualifié, et formé à répondre aux questions spécifiques des clients, vous mettez toutes les chances de votre côté pour renvoyer une image positive de votre entreprise et favoriser les relations commerciales avec vos clients et prospects.

Les événements de type salons, exhibitions, séminaires, congrès, colloques, etc. sont fortement demandeurs de personnels d’accueil pour les aider à capter de nouveaux clients. Les hôtes et hôtesses d’accueil sont en effet les premières personnes que vos invités verront ; ils sont en quelque sorte le premier visage que vous donnerez à voir de votre entreprise. Il est donc capital de choisir un personnel d’accueil qui correspond exactement à vos attentes et vos objectifs. Assurez-vous alors que l’agence que vous solliciterez est en capacité de proposer un personnel parfaitement adapté à votre événement et qui sait exactement comment se comporter auprès des invités. Par exemple, les hôtes et hôtesses placés à l’entrée d’un salon ou d’un stand doivent être capables d’orienter les visiteurs vers votre emplacement ou encore de répondre à certaines questions (dont la liste sera établie préalablement avec l’entreprise) des visiteurs en attendant de les orienter vers un commercial de l’entreprise.

Pour un événement privé, comme un mariage ou un anniversaire, le personnel d’accueil devra se mettre au diapason du thème de l’événement, par le choix de la tenue par exemple. Les hôtes et hôtesses d’accueil devront également se montrer entièrement disponibles le jour J pour permettre aux invités de se sentir accompagnés tout au long de la journée et/ou soirée.

Règle N°4 : Choisir l’agence en fonction du niveau de compétences requis

Vous ne choisirez pas la même agence d’accueil selon le niveau de compétences attendu par les hôtes et hôtesses pour votre événement. Si vous organisez un événement d’envergure et stratégique pour votre entreprise, vous veillerez à choisir une agence disposant d’un personnel expérimenté dans ce type d’événement et disposant de compétences spécifiques comme la capacité de négociation, une maîtrise poussée des produits/services mis en avant durant l’événement, la capacité à déployer une attitude positive et proactive, la capacité d’interagir avec votre public de façon créative, etc.

Règle N°5 : Optez pour un service qui répond à votre cahier des charges 

Avant de vous lancer à la recherche d’une agence d’accueil pour votre événement, déterminez au préalable sa taille, sa durée, son budget, le nombre de personnes invitées, ainsi que leur profil. Vous devez également vous fixer des objectifs SMART qui guideront vos actions. Tous ces éléments vous aideront à mieux cibler votre agence d’accueil pour vous aider à réussir votre événement et à réaliser vos objectifs.

Bien choisir son agence d’accueil, c’est avoir la garantie d’un personnel qualifié, à la présentation impeccable, et adapté à tout type d’événement.